Dokumentacja psychologiczna: co mówią przepisy

Dokumentacja psychologiczna to zbiór materiałów, które powstają przy pracy z klientem. W ustawie o zawodzie psychologa z 2026 r. ma własną definicję i własny artykuł. W obowiązującej dziś ustawie z 2001 r. nie ma jej w ogóle. Ten tekst zbiera, co o dokumentacji mówią nasze źródła, i oddziela to od praktyki. Wzoru dokumentu nie ma: przepisy wskazują, co dokumentacja ma zawierać, ale nie podają formularza.

Ustawa z 2026 r.: art. 28

Ustawa z 23 stycznia 2026 r. wchodzi w życie w zasadniczej części 19 maja 2028 r. (art. 161). Art. 2 definiuje dokumentację psychologiczną jako zbiór wszystkich materiałów zebranych w związku z udzielaniem świadczeń psychologicznych. Art. 28 ust. 1 stanowi: „Psycholog ma obowiązek prowadzenia dokumentacji psychologicznej odbiorcy świadczeń psychologicznych.” Dokumentacja jest objęta tajemnicą (zob. tajemnica zawodowa psychologa). Całą ustawę opisuje tekst o ustawie o zawodzie psychologa.

Zawartość (ust. 2). Dokumentacja zawiera co najmniej:

• dane identyfikujące odbiorcę: imię i nazwisko, datę urodzenia, adres zamieszkania, numer PESEL (a bez PESEL nazwę i numer dokumentu tożsamości oraz państwo, które go wydało); przy małoletnim także imiona, nazwiska i adresy przedstawicieli ustawowych;
• oznaczenie psychologa: imię i nazwisko oraz numer wpisu do Rejestru;
• nazwę i adres siedziby podmiotu, w którym udzielono świadczeń;
• opis udzielonych świadczeń psychologicznych;
• datę sporządzenia;
• podpis psychologa.

Inne przepisy ustawy dopisują do dokumentacji kolejne rzeczy: opinię małoletniego poniżej 16. roku życia lub jej brak (art. 25 ust. 6), odmowę udzielenia świadczenia z uzasadnieniem (art. 26 ust. 6), informację o konsultacji z innym specjalistą z uzasadnieniem (art. 26 ust. 7) oraz sprzeciw osoby bliskiej lub odbiorcy wobec ujawnienia tajemnicy po śmierci (art. 27 ust. 6).

Dostęp (ust. 4-8). Odbiorca ma prawo dostępu do swojej dokumentacji, z wyłączeniem arkuszy testów psychologicznych oraz notatek roboczych psychologa o znaczeniu krótkotrwałym. Dokumentację małoletniego udostępnia się przedstawicielowi ustawowemu, a psycholog może mu odmówić dostępu w szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy dobro odbiorcy jest zagrożone (wtedy decyduje sąd opiekuńczy). Dokumentację udostępnia się też sądom i prokuraturom w zakresie niezbędnym dla postępowania, sądom i rzecznikom dyscyplinarnym oraz uprawnionym organom, jeżeli świadczenie udzielono na ich wniosek. Ust. 5 odsyła do art. 27 i 28 ustawy o prawach pacjenta; tej ustawy nie ma w naszych źródłach.

Przechowywanie (ust. 9-12). Psycholog przechowuje dokumentację w postaci papierowej lub elektronicznej przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono świadczenia, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej. Jeżeli świadczenia są udzielane w ramach działalności podmiotu, w którym psycholog wykonuje zawód, obowiązek przechowywania dokumentacji ciąży na tym podmiocie (ust. 9 zd. 2). Dla małoletniego jest to 5 lat od końca roku, w którym osiągnął pełnoletność. Warunki przechowywania mają chronić przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i uniemożliwiać dostęp osób nieupoważnionych. Po upływie okresu dokumentację niszczy się w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści i sporządza z tego protokół; może ją też otrzymać odbiorca (ust. 13), z tymi samymi wyłączeniami co przy dostępie.

Zakończenie praktyki (ust. 14-17). Psycholog, który przestaje udzielać świadczeń, informuje regionalną radę o miejscu przechowywania dokumentacji, a po jego śmierci odpowiada za nią właściwa regionalna izba.

Zabezpieczenia danych (ust. 19-20). Ustawa pozwala powierzyć przetwarzanie danych z dokumentacji innemu podmiotowi na podstawie umowy powierzenia. Zabezpieczenia obejmują co najmniej: dopuszczenie do przetwarzania wyłącznie osób pisemnie upoważnionych, pisemne zobowiązanie ich do tajemnicy oraz środki techniczne i organizacyjne zapobiegające nadużyciom, regularnie testowane i doskonalone.

Delegacja. W art. 28 nie znaleziono upoważnienia do wydania rozporządzenia o wzorze dokumentacji. Gotowy wzór formularza z ustawy nie wynika.

Ustawa z 2001 r.

Ustawa obowiązuje do 18 maja 2028 r. W jej tekście nie znaleziono przepisu o dokumentacji. Art. 13 ust. 1 wymaga poinformowania klienta o celu postępowania, jego przebiegu, wynikach i sposobie ich udostępniania, a art. 14 chroni tajemnicę, ale żaden z nich nie mówi, co i jak długo zapisywać. Skoro przepisu brak, nie ma też w niej okresu przechowywania. Tego, co wynika z innych ustaw dla czasu przed 2028 r., nie sprawdzaliśmy.

Kodeks PTP

Kodeks Etyczny Psychologa PTP wiąże członków PTP i osoby, które zadeklarowały jego przestrzeganie. O dokumentacji osobno nie mówi, ale art. 11 pkt 2c chroni wszelkie informacje uzyskane w związku z czynnościami zawodowymi, w tym wytwory i wyniki testów, w szczególności wyniki surowe, a art. 11 pkt 3a wymaga zarządzania danymi w sposób odpowiedzialny, z uwzględnieniem bezpieczeństwa pozyskiwania, przetwarzania, przechowywania i transmisji, w formie tradycyjnej i elektronicznej. Pkt 3e: odbiorca ma prawo do informacji zwrotnej, a na prośbę odbiorcy lub zleceniodawcy psycholog wystawia pisemną opinię oraz zaświadczenie o uczestnictwie. Treść kodeksu omawia tekst o kodeksie etycznym psychologa.

RODO

Informacje o stanie psychicznym klienta to dane dotyczące zdrowia: art. 4 pkt 15 RODO obejmuje dane „o zdrowiu fizycznym lub psychicznym”, a art. 9 ust. 1 szczególnie je chroni. Z RODO wynika dla dokumentacji kilka zasad, niezależnie od ustawy o zawodzie:

• Minimalizacja (art. 5 ust. 1 lit. c): dane mają być „adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne”. Ustawa wylicza minimum danych identyfikacyjnych; ponad nie nie ma powodu gromadzić.
• Ograniczenie przechowywania (art. 5 ust. 1 lit. e): dane przechowuje się nie dłużej, niż to niezbędne do celów przetwarzania. Tekst RODO nie rozstrzyga, jak ta zasada ma się do art. 28 ust. 9 ustawy z 2026 r., który wyznacza 5 lat; to pytanie do prawnika.
• Obowiązek informacyjny (art. 13): przy zbieraniu danych od klienta podaje się m.in. cele, podstawę prawną i okres przechowywania (ust. 2 lit. a). Szerzej: RODO na stronie gabinetu.

Materiały UODO i kodeks branżowy

W naszych źródłach są trzy wydruki stron UODO. Dotyczą one polityki prywatności serwisu UODO, uwag do projektu centralnej rejestracji medycznej oraz prawa komunikacji elektronicznej; żaden nie mówi o dokumentacji psychologicznej, więc tu na nich nie polegamy.

Mamy też Kodeks postępowania dla sektora ochrony zdrowia wydany zgodnie z art. 40 RODO (11 grudnia 2023 r.). Dotyczy podmiotów wykonujących działalność leczniczą i podmiotów przetwarzających. Że psycholog znajduje się w jego definicji osoby wykonującej zawód medyczny, nie znaczy, że prywatny gabinet jest takim podmiotem. Tego tekst nie rozstrzyga, dlatego postanowień kodeksu branżowego nie przenosimy na gabinet.

Gabinet prywatny a podmiot leczniczy

Art. 28 ust. 3 ustawy z 2026 r. mówi, że jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, dokumentację psychologiczną dotyczącą świadczeń udzielanych w podmiocie wykonującym działalność leczniczą dołącza się do dokumentacji medycznej, a do jej przechowywania i przejmowania stosuje się odpowiednio art. 29 i 30a ustawy o prawach pacjenta. Podmioty lecznicze mają więc własne przepisy o dokumentacji medycznej; ich treści ten tekst nie omawia, bo ustawy o prawach pacjenta nie ma w naszych źródłach. Czy gabinet psychologa prowadzącego działalność bez wpisu do rejestru podmiotów leczniczych jest takim podmiotem, tekst ustawy nie rozstrzyga. Warto to ustalić z prawnikiem, zanim wybierzesz sposób prowadzenia dokumentacji. Jeśli dopiero zakładasz praktykę, zob. jak otworzyć gabinet psychologiczny.

NFZ

Dokumentacji w świadczeniach finansowanych przez NFZ ten tekst nie obejmuje.

W praktyce: co zapisywać, gdzie trzymać, czego nie zbierać przez stronę

Z przepisów wynika tyle, ile podano wyżej. Reszta to praktyka, nazwana tak wprost.

• Co zapisywać. Minimum z art. 28 ust. 2 ustawy z 2026 r., czyli identyfikacja klienta, oznaczenie psychologa i miejsca, opis świadczeń, data, podpis. Do tego odnotowanie zgody (zob. kontrakt terapeutyczny). Szczegółowość notatek z sesji to decyzja i praktyka specjalisty: w przeczytanych tekstach nie znaleziono wymogu co do ich objętości.
• Gdzie trzymać. W warunkach, które chronią przed zniszczeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych (art. 28 ust. 11). Kodeks PTP wymaga bezpieczeństwa przechowywania i transmisji danych. Konkretne rozwiązania techniczne (szyfrowanie, kopie zapasowe, zamykana szafa) to praktyka, bo ani ustawa, ani kodeks ich nie wyliczają.
• Czego nie zbierać przez stronę i formularz. Strona gabinetu służy do umówienia terminu, nie do prowadzenia dokumentacji. Formularz zbiera tylko to, co potrzebne do ustalenia terminu (imię, telefon, pora), bez pola „opisz problem”, bez daty urodzenia i PESEL. To wniosek z zasady minimalizacji i z kodeksu (art. 11 pkt 3a), a opis problemu to dane o zdrowiu psychicznym. Czy sama prośba o termin jest daną o zdrowiu, przepis nie rozstrzyga wprost; przyjmujemy ostrożnie, że tak. Dane z art. 28 ust. 2 zbiera się dopiero na pierwszej wizycie.
• Co zrobić ze stroną, gdy zmienia się prawo. Po 19 maja 2028 r. sprawdź okres przechowywania wpisany w polityce prywatności i opis dokumentacji na stronie (zob. strona internetowa dla psychologa).

Lista kontrolna

• Wiesz, od którego dnia obowiązuje art. 28 ustawy z 2026 r. (19 maja 2028 r.) i co obowiązuje do tego czasu.
• Dokumentacja każdego klienta ma elementy z art. 28 ust. 2.
• Opinię małoletniego poniżej 16. roku życia, odmowę świadczenia i konsultację odnotowujesz w dokumentacji.
• Dokumentacja jest przechowywana zamknięta, z dostępem tylko dla osób upoważnionych na piśmie.
• Znasz okres przechowywania (5 lat od końca roku zakończenia świadczeń, dla małoletniego od końca roku pełnoletności) i wiesz, jak udokumentujesz zniszczenie.
• Formularz na stronie nie ma pola na opis problemu i nie zbiera PESEL ani daty urodzenia.
• Polityka prywatności podaje okres przechowywania danych.
• Ustalono z prawnikiem, czy gabinet jest podmiotem leczniczym i jak składają się RODO oraz okres z ustawy.

Tekst nie jest poradą prawną. Stan prawny: na 13 listopada 2026 r.